5.2 Klokkenluidersregeling
Op basis van onze kernwaarden hebben we de gedragsregels in onze bedrijfscode vastgelegd. De 'Klachten- en klokkenluidersprocedure' die hierin beschreven staat, moedigt medewerkers en derden aan om misstanden, ongewenst gedrag of integriteitsschendingen binnen de organisatie te melden. Dit kan via de leidinggevende of vertrouwenspersonen, maar er kan ook anoniem een klokkenluidersmelding worden gemaakt op de website. Klachten kunnen gemeld worden door middel van het invullen van het klachtenformulier op de website of door middel van de MeldR-app van de gemeente Rotterdam.
De Klachtencommissie behandelt een klokkenluidersmelding en/of klacht. Wanneer de melding daadwerkelijk over het Havenbedrijf Rotterdam of een persoon bij het Havenbedrijf Rotterdam gaat, doet de commissie onderzoek conform het 'Reglement Klachtencommissie Integriteit en Ongewenst Gedrag' of het 'Reglement Klokkenluider'. Beide procedures staan beschreven in onze bedrijfscode. Commissieleden die meldingen behandelen zijn gebonden aan een geheimhoudingsplicht. Klokkenluidersmeldingen mogen niet tot nadelige gevolgen leiden bij de melder. Dit geldt niet alleen voor medewerkers in vaste of tijdelijke dienst maar ook voor zzp’ers, uitzendkrachten en stagiairs. Als een melder toch benadeeld lijkt te worden, bijvoorbeeld doordat de melder tegen zijn of haar zin wordt overgeplaatst of de arbeidsovereenkomst wordt ontbonden, dan moet de werkgever aantonen dat de benadeling geen gevolg is van de melding.
De Klachtencommissie behandelt geen rechtspositionele conflicten. Daarvoor hebben we de procedure ‘Beroep indienen in relatie tot rechtspositioneel besluit’ van de Beroepscommissie. Het doel van de Klachtencommissie is een bijdrage te leveren aan goede sociale verhoudingen, bescherming van individuele belangen en het Havenbedrijf Rotterdam en bij het optreden van ongewenst gedrag. Onze medewerkers kunnen ook terecht bij de vertrouwenspersonen binnen het Havenbedrijf Rotterdam.
We ondernemen actie die passend is bij de situatie en mate van betrokkenheid bij eventueel ongewenst gedrag, misstanden en integriteits- of mensenrechtenschendingen. Hierbij kunnen we zelf actie ondernemen om schendingen te herstellen of onze invloed uitoefenen om bij te dragen aan het herstellen van de situatie, bijvoorbeeld in onze waardeketen. De klachtencommissie houdt een dossier bij met het aantal meldingen, de aard van de meldingen, het verrichte onderzoek en het advies aan de Algemene directie. In 2025 zijn geen ontvankelijke meldingen ontvangen via onze website, post of het email account. De klachtencommissie is niet bij elkaar gekomen voor meldingen uit 2025. De Klachtencommissie heeft begin 2025 een klacht behandeld uit 2024. Hierover is advies uitgebracht aan de Algemene directie.
In gevallen waarin een melding niet binnen de bevoegdheid van de Klachtencommissie valt, kan deze worden doorgestuurd naar een andere interne afdeling of, indien passend, naar een extern meldloket. In het verslagjaar is één interne melding door de afdeling Human Resources in behandeling genomen. Daarnaast betrof één interne melding een situatie waarbij de veroorzaker niet kon worden vastgesteld, maar waarbij wel sprake was van overlast. Deze melding is besproken binnen het betreffende managementteam. Daarbij zijn preventieve maatregelen en praktische tips gedeeld om herhaling te voorkomen.
